# Férias Equipe
# POP – Comunicação de férias colaborador
## 1. Objetivo
Padronizar a comunicação com os clientes sobre o período de férias dos colaboradores da Marina Contábil, garantindo atendimento claro, organizado e sem fricção, tanto nos canais digitais quanto no atendimento telefônico.
## 2. Finalidade
Evitar falhas de comunicação, tentativas frustradas de contato e aumento da ansiedade do cliente quando o colaborador responsável estiver em férias ou recesso, assegurando que o cliente seja informado previamente e orientado de forma adequada.
## 3. Abrangência
Este procedimento se aplica a:
- Colaboradores da equipe de operação
- Gestores
- Recepção/atendimento telefônico
- Canais de contato com clientes, incluindo e-mail, WhatsApp e telefone
## 4. Diretrizes gerais
A comunicação das férias deve ocorrer de forma antecipada (uma semana) e integrada, considerando que o cliente pode tentar contato por diferentes canais e nem sempre terá conhecimento prévio da ausência do colaborador.
A orientação deve priorizar:
- informação prévia ao cliente;
- alinhamento interno da equipe;
- preparo da recepção para atendimento telefônico;
- redução de atrito e frustração no contato;
- direcionamento claro sobre o que fazer durante a ausência.
## 5. Responsabilidades
### 5.1. Colaborador que entrará em férias
Cabe ao colaborador:
- informar previamente ao gestor o período de férias;
- alinhar pendências e demandas em aberto antes do afastamento;
- configurar resposta automática no e-mail corporativo;
- configurar mensagem automática no WhatsApp corporativo (Gestores) ou canal utilizado com clientes;
- informar à recepção e à liderança o período exato de ausência;
- orientar, quando aplicável, se haverá substituto ou se os assuntos deverão aguardar o retorno.
### 5.2. Gestor imediato
Cabe ao gestor:
- garantir que o colaborador organize previamente suas entregas e comunicações;
- validar se as mensagens automáticas foram configuradas;
- assegurar que a recepção tenha ciência da ausência e da orientação aplicável;
- definir, quando necessário, responsável de apoio ou tratamento alternativo para demandas urgentes.
### 5.3. Recepção / Atendimento telefônico
### -DESK Coworking
Cabe à recepção:
- consultar previamente a relação atualizada de colaboradores em férias;
- evitar tentativa de transferência quando já houver informação de que o colaborador está ausente;
- informar o cliente de forma clara, cordial e imediata sobre a ausência;
- orientar o cliente a antecipar a demanda, aguardar o retorno ou registrar recado, conforme o caso;
- encaminhar recados urgentes à liderança responsável, quando necessário.
## 6. Procedimento
### 6.1. Comunicação prévia ao cliente
Antes do início das férias, o colaborador deverá comunicar seus clientes, preferencialmente por e-mail (Gestão de Processo - Sistema acessórias), informando:
- período de férias;
- orientação para envio de demandas antes do afastamento, caso precisem ser tratadas com antecedência;
- possibilidade de aguardar o retorno, quando o assunto não for urgente;
- eventual responsável substituto, se houver.
Quando aplicável, também deverá ser configurada mensagem automática no WhatsApp.
### 6.2. Configuração de resposta automática
Antes do início das férias, o colaborador deverá ativar:
- resposta automática no e-mail corporativo;
- mensagem automática no WhatsApp (Gestores), quando utilizado para atendimento ao cliente.
Essas mensagens devem informar:
- período de ausência;
- data prevista de retorno;
- orientação objetiva sobre urgência, substituição ou espera.
### 6.3. Alinhamento interno com a recepção - DESK Coworking
###
A liderança ou o próprio colaborador deverá informar à recepção, antes do início das férias:
- nome do colaborador ausente;
- setor;
- período de férias;
- orientação de atendimento para clientes que ligarem;
- nome do responsável substituto, quando houver.
A recepção deve manter essa informação em local de consulta rápida.
### 6.4. Atendimento telefônico durante as férias
Quando um cliente telefonar pedindo para falar com um colaborador que esteja de férias, a recepção não deverá tentar transferir a ligação sem antes verificar a disponibilidade do colaborador.
Confirmada a ausência, a recepção deverá informar o cliente imediatamente, de forma cordial, evitando tentativa de transferência sem sucesso.
### 6.5. Orientação ao cliente por telefone
Ao identificar que o colaborador está de férias, a recepção deverá conduzir o atendimento com uma das seguintes orientações:
- **Se o assunto puder aguardar:** informar o período de ausência e orientar que o atendimento será retomado após o retorno do colaborador.
- **Se o cliente quiser deixar o assunto registrado:** anotar recado completo para retorno futuro.
- **Se houver urgência:** encaminhar a demanda à liderança ou ao responsável definido internamente.
## 7. Script sugerido para atendimento telefônico
A recepção poderá utilizar o seguinte padrão:
“Olá, \[nome do cliente\], a \[nome do colaborador\] está em período de férias no momento e, por isso, não conseguirá atender agora. Se você quiser, posso registrar seu recado para retorno após a volta dela. Caso seja algo urgente, posso direcionar sua solicitação para verificação interna.”
## 8. Situações que devem ser evitadas
Para reduzir fricção com o cliente, devem ser evitadas as seguintes situações:
- tentar transferir a ligação para colaborador que esteja de férias;
- deixar o cliente descobrir a ausência apenas após uma tentativa frustrada de contato;
- não orientar sobre prazo, retorno ou alternativa;
- deixar a recepção sem informação atualizada sobre ausências da equipe.
## 9. Resultado esperado
Com este procedimento, espera-se:
- comunicação mais clara com os clientes;
- redução de ansiedade e frustração no atendimento;
- maior organização interna durante períodos de férias;
- padronização do atendimento em todos os canais;
- preservação da imagem de profissionalismo da Marina Contábil.
## 10. Observação final
A comunicação antecipada é essencial para permitir que o cliente:
- antecipe assuntos que precisam ser tratados antes das férias;
- organize demandas para o retorno do colaborador;
- tenha clareza sobre como proceder durante a ausência.
# Passo a Passo - Procedimento de Férias
#### 1º - Passo - Em gestão de processos vai em configurações:
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab0.png)
#### 2º - Passo - Na área de busca, procure por "aviso de ferias" e siga as sequencias 1 , 2 e 3:
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab1.png)
#### 3º - Passo - Buscar em processos Inativos.
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab8.png)
#### 4º - Passo - tomando como referencia o 3º passo da imagem anterior clique em "Aviso de ferias - Equipe - 2026" Em Falow Up clik para editar o e-mail que será enviado aos clientes:
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/zdVgp-ferias-colab2.png)
#### 5º - Passo - Você vai editar apenas seu início \[DATA INÍCIO\] e fim \[DATA FIM\] do seu periódo de férias. Faça a mudança também no campo "Envio do follow-up ocorrerá:" mudar para "após início / autorização do processo"
Após fazer as alterações clique em "Salvar"
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab3.png)
#### 6º - Passo - Clik em criar processo automatico.
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab4.png)
#### 7º - Passo - Clik em processo recorrente conforme apontado na imagem abaixo.
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab5.png)
#### 8º - Passo - Faça a configuração conforme a imagem abaixo.
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab6.png)
1º - Selecione o processo a ser enviado ao cliente "Aviso de Férias - Equipe - 2026"
2º - Estou fazendo esse processo no exemplo aqui no dia 13/04/2026, sempre devemos escolher o dia seguinte para o sistema enviar a notificação aos clientes, então escolhi dia "Todo dia 14".
3º - Nesse passo escolha você como gestor do processo, pois é você quem vai entrar de férias.
4º - Sempre adicione para criar no mês atual.
5º - Escolha tags especificas.
6º - Escolha a tag CONTATO.
7º - Após terminar essa configuração clique em"Configurar agora" para agendar o envio.
#### **DIA SEGUINTE APÓS CRIAR O PROCESSO**
#### 9º - Passo - Desativar o Processo.
Poque pdevo fazer isso:
Você deve realizar esse processo, pois não temos no sistema Acessórias a opção de enviar avisos ao cliente de forma automática por e-mail. Sem essa funcionalidade, seria necessário abrir um processo para cada empresa apenas para avisar o cliente.
Dessa forma, evitamos o retrabalho de abrir uma gestão de processo de férias para cada cliente. No entanto, existem alguns cuidados adicionais, por se tratar de uma forma não oficial dentro do sistema: é necessário retornar no dia seguinte e desativar a obrigação, para evitar que o aviso seja enviado novamente no mesmo mês ou na mesma data.
Você deve desativa o processo recorrente conforme a imagem abaixo e depois clik em salvar.
[](https://base.marinacontabil.com/uploads/images/gallery/2026-04/gp-ferias-colab7.png)
#### 10º - Passo - Avisar ao atendimento da DESK Coworking
Enviar com cópia as gestores de todos os departamentos, caso haja algo de errado na sequencia quando vcês estiver de férias teriamos opções para corrigir o quanto antes.
E-mails:
Enviar e-mail para :
CC: / / /
#### AVISO A DESK Coworking SOBRE AS FÉRIAS
Informação de férias
Olá, pessoal.
Passo para informar que estarei de férias no período de \[DATA INÍCIO\] a \[DATA FIM\], com retorno previsto para \[DATA DE RETORNO\].
Peço, por gentileza, que durante esse período, caso algum cliente entre em contato solicitando falar comigo, seja informado de que estou em férias, evitando tentativa de transferência da ligação.
Se o cliente desejar, poderá ser registrado recado com nome, empresa, telefone e assunto, para que eu possa retornar após meu retorno, caso a demanda possa aguardar.
Se houver alguma situação urgente, peço que a informação seja repassada à liderança responsável para direcionamento interno.
Agradeço pelo apoio de sempre.
Atenciosamente,
\[SEU NOME\]
\[SETOR\]